إدارة الوثائق علي موقع بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية: دراسة حالة

مستخلص الدراسة إدارة الوثائق على موقع بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية: دراسة حالة شهدت السنوات الأخيرة تغييرات جذرية في طبيعة الحياة البشرية؛ نتيجةً للتطورات التقنية الكبيرة والسريعة في نواحي الحياة المختلفة، وخصوصًا في مجال الأعمال، ويتمثل التغير الأهم في تحول المجتمع من مجتمعٍ يعتمد على الصناعة والمعدات والطاقة إلى مجتمع يعتمد على تقنية المعلومات والمعرفة؛ فعندما تتمكن المنظمات من إدارة المحتوى الخاص بها فإنها تستطيع أن تصل إلى التقدم؛ من هنا تمثلت مشكلة الدراسة في كيفية زيادة المحتوى المعلوماتي وإدارته على بوابات الحكومات الإلكترونية؛ طبقًا للمعايير الدولية. تكتسب الدراسة أهميتها من حيث تناولها لموضوع إدارة الوثائق الإلكترونية بوصفها نهجًا إداريًّا حديثًا، وأثره في تطوير أداء الحكومات الإلكترونية، أيضًا تحليلها للواقع الفعلي لإدارة الوثائق في بيئة الحكومة الإلكترونية في ضوء المعايير الدولية المعتمدة في هذا الشأن؛ مثل معيار ISO 15489، ومعيار Moreq، إلى جانب رفع مستوى الخدمات المقدمة للمستفيدين من خلال تقديم المحتوى الرقمي الملائم لحاجاتهم في الوقت المناسب، وبالشكل المناسب على شبكة الإنترنت. هدفت الدراسة إلى تحليل الواقع الفعلي لإدارة الوثائق على موقع بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية، والوقوف على نقاط القوة والضعف في إدارة الوثائق الإلكترونية في ضوء المعايير الدولية المعتمدة في هذا الشأن؛ هذا إلى جانب قياس مدى إفادة المستفيدين من المحتوى، والخدمات المتاحة لهم على بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية. توصلت الدراسة إلى عدة نتائج من أهمها: غياب المنهجية العلمية في إدارة الملفات القضائية الرقمية على موقع بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية، وعدم موافقة دورة حياة الملفات القضائية المتاحة على موقع بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية للمعايير الدولية المعتمدة كمعيار ISO 15489 ، ومعيار Moreq ، كما توصلت إلى اعتماد عدد 210 فردًا من إجمالي أفراد مجتمع الدراسة بنسبة (70%) على موقع بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية في الحصول على المعلومات والخدمات، في حين بلغ عدد 90 من إجمالي أفراد مجتمع الدراسة بنسبة (30%) وهم الذين لم يستخدموا موقع بوابة الحكومة الإلكترونية المصرية، وكان اعتمادهم على المصادر التقليدية في الحصول على المعلومات والخدمات. وتبين كذلك من خلال الدراسة وجود فروق ذات دلاله إحصائية بين المتخصصين وغير المتخصصين في اتجاه عينة غير المتخصصين عند مستوى دلالة أقل من ( 0.001) في استخدام البوابة. في النهاية أوصت الدراسة بعدة توصيات من أهمها: ضرورة إدخال الأرشيف الوطني في مرحلة الإنشاء؛ فعلى المسئولين عن إدارة الوثائق الإدارية وضع الإرشادات لمنشئ السجلات الإلكترونية لضمان تكاملها وموثوقيتها وعدم فقدها. كما وصت أيضًا بتوسيع قاعدة الخدمات المعروضة على الموقع وإجراء مسح ميداني لكافة فئات المجتمع لتحديد الخدمات المرغوب في عرضها من خلال الموقع بالإضافة إلى ضرورة الإسراع في تشريع قانون تداول وإتاحة المعلومات في المجتمع المصري أسوة بدول العالم.