دليل تشغيل التطبيقات

خطوات تشغيل تطبيقات نظم المعلومات :

التطبيق : شئون الطلاب
  • تسجيل أسماء جميع الطلاب بالكلية .
  • تسجيل العنوان (صحيفة الطالب) -الرقم القومي (صحيفة الطالب) -الجنسية (صحيفة الطالب) -تاريخ الميلاد (صحيفة الطالب) - محل الميلاد (صحيفة الطالب) .
  • تسجيل المصروفات للطلاب.
  • تسجيل بيانات التربية العسكرية للطلاب.
  • تسجيل موقف الطلاب من التجنيد.
  • إتمام ومراجعة عملية توزيع الطلاب على المجموعات والتمارين .
  • تنفيذ ومراجعة عمليات التشعيب.
  • طباعة كارنيهات الطلاب من النظام.
  • إصدار أرقام الجلوس للطلاب.
  • مراجعة بيانات الطلاب و اعتمادها من الكلية (اعتماد البيانات الموجودة بصحيفة الطالب).
  • مراجعة بيانات الخريجين.
  • استخراج شهادات جميع الطلاب من النظام.

التطبيق : أعضاء هيئة التدريس
  • تسجيل أسماء كل أعضاء هيئة التدريس و أعضاء الهيئة المعاونة -اسم العضو بالانجليزية -الدرجة الوظيفية.
  • الحالية -القسم -التخصص العام -التخصص الدقيق -تاريخ الميلاد -مكان الميلاد -الرقم القومي -العنوان الحالي.
  • الحالة الاجتماعية - رقم تأميني.
  • بيانات الأجازات لأعضاء هيئه التدريس.
  • الإعارات لعضو هيئة التدريس.
  • بعثات داخلية لأعضاء هيئة التدريس.
  • أجازات أعضاء هيئة التدريس.
  • التدرج الوظيفي لأعضاء هيئة التدريس و معاونيهم داخل القسم.
  • الأبحاث العلمية.
التطبيق : الدراسات العليا
  • تسجيل طلاب الدراسات العليا بالكلية .
  • مراجعة البيانات الموجودة علي النظام و اعتمادها من الكلية.
  • تسجيل المقررات و اللوائح.
  • إصدار أرقام الجلوس للطلاب المقيدين.
  • تسجيل نتائج الطلاب.
  • طباعة الشهادات للطلاب.

خطوات تشغيل تطبيق الكنترول الالكتروني :
 
مرحلة التجهيز والاعداد لبيانات الطلبة:
يجب تحديد العام الاكاديمى و الفصل الدراسي الحالى و اتباع لخطوات التالية :
1. مراجعة اللوائح المسكن عليها الطلبة : يجب مراجعه النقاط التالية :
• المقرارت النشطة والغير نشطة والتأكد من عدم التكرار فى الاسم اوالكود.
• المقرارت المستمره ، المتصلة ، المقررات الرئيسية ولها فروع والمقررات التى تتبادل فى الفصول.
• تحديد مقرارت التخصص ، تأكيد حالة المقرر (يضاف المجموع و لا يضاف) و مراجعة عدد وحدات كل مقرر.
• النهاية الصغرى والعظمى للمقرر بما يتناسب مع التقديرات العامة للمواد (النجاح من 60 او 50).
• تحديد المقررات التى لها تقديرات خاصة مختلفة عن التقديرات العامة للمواد.
• طرق تقييم المقرر (النهاية العظمى و الصغرى لكل طريقة تقييم و التى يحدد على اساسها الراسب لائحة "رل" ).
• عدد المقرارت التى يرسب فيها الطالب وينتقل الى الفرقة التالية فى شاشة تفاصيل الفرقة.
• التقديرات العامة للمواد.
• التقديرات التراكمية وأسلوب حساب التراكمى.

2. ضبط ومراجعة كشوف الطلاب المقيدين : يجب مراجعه النقاط التالية :
• ادخال و مراجعة الطلبة المعتذرين عن العام الاكاديمى أو الفصل الدراسى
• ادخال و مراجعة الطلبة المعتذرين عن مقررات معينة
• مراجعة حالات القيد المختلفة للطلاب مثل الموقوف قيدهم بسبب التجنيد ، المفصولين ، الموقوف قيدهم كعقوبة او المحرومين من دخول الامتحان .......الخ.
• ادخال و مراجعة الطلبة الوافدين و طلبة الشهادات المعادلة
• ادخال و مراجعة التحويلات الورقية للطلبة من / الى الكلية
• مراجعة الطلبة الباقيين و الممنوحين فرص بقاء من الخارج
• ضبط الترتيب الابجدى للطلبة.
• اصدار و مراجعة كشوف القيد ( تحديد العدد فى الفرقة أو الفرقة /قسم المسكن على كل لائحة).

3. التوزيع على مجموعات وسكاشن
• يتم إنشاء مقترح توزيع الطلاب على المجموعات و السكاشن لكل فرقة /قسم (لابد أن يتطابق عدد الطلاب فى كشف الطلاب المقيدين مع عدد الطلاب الذى سيتم توزيعهم )
• يتم تحديد المجموعات التى ستبادل مقررات الفصل الدراسى الثانى أن وجد طبقاً لما تم تحديده فى اللائحة.

4. تحميل المقررات:
• يجب أن يتطابق عدد الطلاب فى كشف الطلاب المقيدين مع عدد الطلاب الذى سيتم تحميل المقررات عليهم (يتضمن الطبة الموقوف قيدهم بسبب التجنيد و الطلبة المحولين الى الكلية – يجب اعتماد مقاصة التحويل للطلبة المحولين قبل تحميل المقررات).
• بعد تحميل المقررات لايتم الاعتماد الا بعد مراجعة التقارير التالية:
o من تقاريرمتابعة السجل الدراسى - كشف المقررات من فرق سابقة والذى يعرض الطلبة المستجدين والطلبة الباقين والمواد المحملة عليهم من السنوات السابقة
o احصائية باعداد الطلبة المسجلين عن كل مقرر
o كشف بالطلبةالمسموح لهم بدخول الامتحان والطلبة الغير مسموح لهم بدخول الامتحان.
• اعتماد تسجيل المقررات :
o يتم الاعتماد بعد مراجعة التقارير السابقة.
o يمكن اعادة التحميل لتحميل الطلبة الجدد .

5. أرقام الجلوس:
o يتم إصدار ارقام الجلوس طبقا للمحدات المطلوبة ويتطابق العدد مع عدد الطلبة التى تم تحميلها وإعتماد تحميل المقررات الدراسية لهم.
o يمكن إعادة فتح تسجيل المقررات بعد إصدار ارقام الجلوس و إعادة خطوة التحميل ، المراجعة و الاعتماد بدون التأثير على أرقام الجلوس التى تم اصدارها الا فى حالة اختلاف فى عدد الطلبة (إضافة اعتذارات أوتحويلات من وإلى الكلية، تعديل حالة قيد...) فيجب إعادة اصدار أرقام الجلوس .

تشغيل الكنترول :
يبدأ تشغيل الكنترول بعد إصدار واعتماد ارقام الجلوس بنجاح وهى الخطوة رقم (5) ويتبع الخطوات التالية:

اولا: انشاء الكنترول :

• يتم اضافة السجل الرئيسى للكنترول (أسم الكنترول , الفصل الدراسى , إنتظام / إنتساب ، سنوات دراسية / ساعات معتمدة ، دور الامتحان ، مستجدين / تخلفات ، طريقة التعامل مع الأرقام العشرية (جبر نصف الدرجة ، تقريب نصف الدرجة ، ...الخ)) وذلك من خلال شاشة إضافة كنترول ويضاف بيانات السجل الرئيسى الكنترول عن طريق مستخدم الادارة (عميد الكلية أو مايسمى منشأ الكنترول).
• تحدد الفرق / الاقسام التى سيتضمنها الكنترول و طريقة الرصد لكل فرقة/ قسم (الرصد باسم الطالب ، الرصد بالرقم السري او بارقام الجلوس).

ثانيا : تجهيز بيانات الطلبة.
• يقوم رئيس الكنترول أو رئيس لجنة الرصد بتنفيذ وظيفة تجهيز البيانات .
• عند الدخول على شاشة التجهيز يجب طباعة تقرير المراجعة المعد لذلك ومراجعة ومطابقة أعداد الطلبة باعداد الطلبة التى تم اصدار لها أرقام جلوس معتمدة.
• بعد المراجعة يتم الضغط على مفتاح "تجهيز الطلاب" أى نقل الطلاب وبيانات مقراراتهم وأرقام جلوسهم الى الكنترول .
• يمكن طباعة الكنترول شيت قبل البدء فى خطوة الرصد حيث يظهر اسماء الطلاب والمقررات و طرق التقييم و اانهايات العظمى و الصغرى فقط بدون درجات.

ثالثا : اعداد صلاحيات الرصد لاعضاء الكنترول.
• يحدد أعضاء الكنترول لكل فرقة / قسم لابد من تخليق اسم مستخدم وكلمة مرور لكل عضو للدخول على النظام و إعطائه الصلاحيات المناسبة كمستخدم للكنترول .
• تحدد صلاحيات العضو داخل الكنترول طبقاً للصلاحيات والوظائف والاعمال داخل شاشات الكنترول.
• بعد التجهيز يمكن تحديد اعضاء هيئة التدريس (اعضاء الكنترول) و المقرر / المقررات التى سيرصدها و ايضا الصلاحيات الخاصة بالرصد و التجميع و طباعة التقارير الخاصة بمراجعة الرصد و التجميع.

رابعا: الرصد :
• يتم رصد درجات طرق التقييم المختلفة لكل مقرر.
• يتم تجميع درجات المقرر .
• طباعة كشف رصد درجات مقرر للمراجعه و الضبط و فى حالة وجود اى اخطاء فى الادخال تصحح و يعاد التجميع .
• يتم تطبيق شروط الكنترول والتى يتم فيها ضبط الدرجة طبقا لما تم تحديدة فى شاشة الكنترول (جبر الدرجة ، ترك الدرجة كما هى او التقريب).

خامسا: المراجعة :
• تتم هذه العملية من خلال وظيفية اعتماد تجميع مقرر .
• بعد اعتماد التجميع (المراجعة للدرجات المرصودة) تقفل شاشات الرصد و لا يسمح بالتعديل فى درجات المقرر المعتمد تجميعه.

سادسا: اصدار الكنترول شيت:
• يمكن اصدار الكنترول شيت بعد التجهيز و قبل الرصد حيث يكون صادرا باسماء و ارقام الجلوس للطلبة الذين تم نقلهم الى الكنترول و اسماء المقررات و طرق التقييم الخاصة بها.
• قبل التجميع يعرض الكنترول شيت درجات طرق تقييم المقررات الخاصة بالطلبة المنقولين الى الكنترول.
• بعد التجميع يعرض الكنترول شيت درجات طرق تقييم المقررات و اجمالى درجة المقرر و التقدير الحاصل علية الطالب (يعرض فى التقدير الطالب الراسب لائحة رل) و يعرض فى خانة الدرجة غـ فى حاله الطالب الغائب او عذر فى حالة الطالب المسجل له عذر.
• كما يمكن طباعة الكنترول شيت بعد عملية الرافة لاظهار الدراجات قبل الرافة مشطوبه "\" والدرجة بعدها .

سابعا : الرأفة :
• تحدد قواعد الرافة على مستوى الكلية بكل انواعها الثلاثة "قواعد الكنترول – قواعد الرفع – قواعد الرافة ".
• بعد فتح الكنترول يمكن تطبيق قواعد الرأفة المحدده للكلية او اسدعائها و التعديل فيها حيث يتم تطبيقها بعد التعديل على الكنترول التى تم استدعائها فيه.
• يمكن تطبيق الرافه اكثر من مرة بعد التعديل فى الشروط و القواعد ما لم يتم اعتماد النتيجة.

ثامنا : اعتماد النتيجة :
• يتم من خلال هذة الوظيفة حساب مجموع الفرقة و التقدير و حالة النجاح للطلبة طبقا للائحة / اللوائح المسكن عليها الطلبة .
• فى حالة الفرقة الاخيرة فى الكلية يحسب المجموع التراكمى طبقا لاسلوب حساب التراكمى المسجل فى اللائحة وتحسب النسبة و التقدير طبقا طبقا للتقديرات التراكمية المسجلة فى اللائحة.
• بعد اعتماد النتيجة يمكن اصدار كشف اعلان النتيجة.

تاسعا: حالات الرفع و لجنة الممتحنين:
• يمكن رفع طالب معين عدة درجات فى مقرر معين.

عاشرا : غلق الكنترول :